1. Pendahuluan
Pebaikan mutu di Program Pascasarjana menjadi semakin penting dengan meningkatnya persaingan dalam era liberalisasi ini. Kepercayaan besar yang diberikan oleh masyarakat melalui jumlah mahasiswa yang mengalami peningkatan pada 2 tahun terakhir ini, harus di imbangi oleh peningkatan tanggung jawab. Lembaga pendidikan tinggi Program Pascasarjana Unsrat menyelenggarakan pendidikan yang bermutu kepada para mahasiswanya. Hal ini sejalan dengan paradigma baru penataan sistem pendidikan tinggi, yang mulai diterapkan pada Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Pengajaran (SP4) sejak 1997. Perguruan tinggi harus menyelenggaraka pendidikan yang mengaju kepada muu yang berkelanjutan. Untuk itu diperlukan pola manajemen yang berazazkan otonomi, namun diiringi akuntabilitas yang memadai. Hal ini hanya akan bisa dicapai bila suatu perguruan tinggi melakukan evaluasi diri secara teratur sebelum diecaluasi oleh pihak ketiga (akreditasi). Evaluasi secara teratur dalam bentuk "audit internal'' yang dilanjutkan dengan ''review sistem manajemen'' menjamin Program Pascasarjana Universitas Sam Ratulangi dapat secara kontinyu melakukan perbaikan mutu, dalam mengantisipasi persaingan yang semakin ketat bagi lulusannya dalam meniti karir di dunia kerja.
Dalam rangka melaksanakan perbaikan mutu yang kontinyu (berkelanjutan), maka ''Sistem Penjaminan Mutu Program Pascasarjana Unsrat'', mengacu pada Sistem Penjaminan Mutu sesuai PP No. 19 Tahun 2005 dan Universitas Sam Ratulangi melalui Unit Penjaminan Mutu Internal Unsrat, dengan pemilihan model Total Quality Management (TQM).
TQM merupakan pendekatan yang tepat. TQM merupakan kegiatan pikiran (sikap, gagasan) dan kegiatan praktis (metode, prosedur, teknik) yang mendorong perbaikan kontinyu. Sebagai suatu pendekatan, TQM mengupayakan agar penekanan institusi bergeser secara permanent dan ''shorter expediency'' ke perbaikan mutu jangka panjang. Inovasi, perbaikan dan perubahan yang terus menerus perlu ditekankan. Disamping itu unit-unit kerja yang melakasanakannya dilibatkan dalam siklus perbaikan mutu kontinyu.
Penerapan TQM di Program Pascasarjana Unsrat, merupakan suatu lembaga pendidikan tinggi memerlukan ''perubahan budaya''. Perubahan budaya ini merupakan salah satu faktor penghambat yang cukup sulit dan cukup memakan waktu. Budaya mutu mencakup sikap dan metoda kerja staf disamping disamping sistem manajemen dan kepemimpinan. Perencanaan strategi merupakan suatu wahana yang cukup baik dalam menanggulangi hambatan budaya tersebut.
Proses perencanaan strategis banyak membantu staf dalam memahami misi perguruan tingginya dan menjembatani komunikasi yang terputus. Staf jadi tau mau kemana perguruan tingginya menuju dan akan menjadi bagaimana dimasa depan.
2. Merancang Sistem Manajemen Mutu
Adanya sistem manajemen mutu pada Program Pascasarjana Universitas Sam Ratulangi Manado, menjamin terlaksananya mutu secara berkelanjutan. Dalam penetapan TQM, Program Pascasarjana Unsrat menyusun sistem mutu dalam bentuk pedoman mutu (Quality Manual), secara tertulis sebagai acuan bagi semua orang yang terlibat dalam pencapaian standar standar kinerja mutu yang ditetapkan. Implementasi sistem manajemen mutu diaudit secara berkala dalam rangka memperoleh masukan untuk manajemen review untuk penyempurnaan sistem itu sendiri.
Perencanaan sistem mutu merupakan serangkaian langkah-langkah penting yaitu :
- menetapkan apa yang dikerjakan
- mencari dan menetapkan metoda-metoda dan prosedur yang diperlukan untuk menjamin mutu
- mendokumentasikan apa yang dikerjakan (pedoman, metoda, prosedur tertulis)
- melaksanakan kegiatan sesuai apa yang disepakati secara tertulis
- menyiapkan bukti-bukti tentang apa yang dikerjakan (memungkinkan informasi ini digunakan pihak lain).
3. Sistem Mutu
Suatu sistem (jaminan) mutu dalam bidang pendidikan Program Pascasarjana Unsrat, pada umumnya memuat unsur-unsur sebagai berikut :
a. Rencana Strategi
Rencana strategi memberi vivi, misi dan tujuan suatu perguruan tinggi (Unsrat) dalam jangka panjang serta memberikan arahan terhadap pelaksanaan seluruh program operasional yang disusun tahun demi tahun. Rencana strategi mengidentifikasi sasaran pasar, positioning dan budaya yang diinginkan dalam memproduksi produk (lulusan) untuk memenuhi pasar tersebut. Renstra ini berada di tingkat Universitas, yakni Universitas Sam Ratulangi, kemudian pelaksanaannya dilaksanakn dan dijabarkan kegiatan-kegiatannya di Program Pascasarjana Unsrat.
Rencana strategis sangat penring untuk pencapaian mutu pelayanan sebab hanya perencanaan yang dapat memberikan perspektif keadaan persaingan dimasa mendatang.
b. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu merupakan acuan umum bagi program program utama yang semestinya disusun untuk mengantisipasi kebutuhan dan persyaratan mutu masyarakat. kebijakan ini merupakan persyaratan kepada masyarakat tentang komitmen perguruan tinggi (Program Pascasarjana) untuk memuaskan harapan pelanggan baik internal maupun eksternal.
Kebijakan mutu Program Pascasarjana Unsrat terdokumentasi, dikomunikasikan kepada seluruh staf (akademik dan non akademik) agar dipahami dan selanjutnya memberikan komitmen pada implementasinya.
c. Tanggung Jawab Manajemen
Unsur ini Program Pascasarjana Unsrat meletakkan peranan dan tanggung jawab manajemen puncak, manajemen madya dalam sistem mutu. ditetapkan juga anggota tim senior yang memimpin pelaksanaan program perbaikan mutu.
d. Organisasi Mutu
Ruang lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab kelompok pengarah untuk mengimplementasikan sistem mutu ditetapkan melalui kelompok / tim, dengan melaksanakan fungsinya sebagai berikut :
- mengarah langkah awal perbaikan mutu
- mengelola perubahan budaya mutu
- mendukung dan mengendalikan kegiatan kegiatan unit kerja dalam langkah awal tersebut
- memonitor perkembangan program perbaikan mutu.
Fungsi tim dalam melaksanakan program dan pemecahan masalah merupakan titik berat dari langkah awal perbaikan mutu. Dukungan, kepemimpinan dan sumberdaya serta adanya pelatihan tim diperlukan untuk mensukseskan gerakan awal ini.
e. Pemasaran dan Publikasi
Program Pascasarjana Unsrat sebagai suatu institusi pendidikan, memberikan informasi yang jelas mengenai program program studi yang ditawarkan secara lengkap. Informasi ini didokumentasikan dengan baik dan mudah diperoleh bahan bahan pemasaran (sales kits) seperti selebaran, leaflet, brosur, iklan dan sebagainya, selalu dibuat dengan jelas dan tepat serta secara teratur diperbaharui.
f. Seleksi Masuk
Seleksi masuk merupakan tahapan sangat penting dalam proses pendidikan, meskipun tidak ada data pendudkung, tetapi pengaruh mutu bahan mentah (calon mahasiswa) terhadap mutu lulusan sangat besar.
Prosedur seleksi masuk ke Program Pascasarjana Unsrat didokumentasikan dengan baik dan review secara teratur. Hal hal yang didokumentasikan mencakup pendoman seleksi, surat lamaranasli (termasuk lampirannya), hasil wawancara, daftar nama.
g. Rancangan Kurikulum
Rancangan Kurikulum mencakup maksud dan tujuan setiap program studi dan spesifikasinya secara rinci, didokumentasikan ditiap program studi, juga studi prosedur pembukaan/program penetapan didokumentasikan.
h. Pelaksanaan Kurikulum
Pelaksanaan kurikulum juga merupakan tahapan penting dalam proses pendidikan. metode pengajaran dimantapkan dan dijelaskan dalam prosedur prosedur yang diikuti dalam pelaksanaan setiap aspek program studi.
i. Manajemen Pembelajaran
Proses yang dilaksanakan dalam rangka pengelolaan program dan kurikulum dispesifikasi, termasuk pengatur untuk tim kerja. Peranan dalam tim, wewenang dan tanggung jawab perlu dijelaskan dengan baik. paparan audit dari pihak luar merupakan bukti yang baik bila tersedia untuk memberikan gambaran, mutu manajemen pembelajaran di Program Pascasarjana Unsrat.
j. Penyusunan, Pelatihan dan Pengembangan Staf
Staf program studi dengan tugasnya, diambil dari tiap tiap fakultas (S1) sesuai keilmuan ditiap program studi. Pelaksaan prosedur seleksi dan rekrutmen staf, pengukuran prestasi kerja, peningkatan inovasi dan kebijakan pengembangan karir dilaksanakan secara bersama sama ditingkat universitas, fakultas dan Program Pascasarjana Unsrat
k. Monitoring dan Evaluasi
Siklus umpan balik sangat vital peranannya untuk menilai dan menjamin mutu pendidikan. Sistem mutu dalam kaitan ini mendokumentasikan mekanisme evaluasi yang digunakan instansi untuk memonitor hasil yang dicapai individu individu dan keberhasilan program yang dilaksanakannya.
l. Pengaturan Administrasi
Program Pascasarjana Unsrat, mendokumentasikan prosedur prosedur administrasi yang penting meliputi daftar hadir mahasiswa, catatan catatan mahasiswa, jadwal ''examination entries and result'' dan sistem keuangan.
m. Review Manajemen Instansi
Program Pascasarjana Unsrat mempunyai mengevaluasi keseluruhan kinerja (total performance). Kegiatan ini di lakukan oleh pemeriksa dari luar, juga melakukan audit sendiri dengan melibatkan pihak luar.